Rozpoczęcie Współpracy w Automatyzacji Firm: Kluczowe Etapy Bez Ryzyka dla Klienta
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym i możliwościach technologicznych, automatyzacja staje się kluczową przewagą, która pozwala nawet małym i średnim firmom efektywniej zarządzać procesami operacyjnymi.
Wdrożenie automatyzacji nie ogranicza się jednak tylko do technologii i narzędzi. Wymaga jednak szczególnej uwagi i staranności również w aspektach organizacyjno - komunikacyjnych, zwłaszcza na początkowym etapie współpracy.
Poniżej przedstawiamy kluczowe etapy, które pomagają zminimalizować ryzyko i zapewnić sukces wdrożenia dla obu stron.
1. Poznanie się
Pierwszym krokiem współpracy jest się wzajemnie poznać. Zbudowanie relacji, zaufania i zrozumienie kontekstu, w jakim działa firma klienta jest ważniejsze niż samo wdrożenie konkretnej automatyzacji.
W tym etapie ważne jest:
- Poznanie siebie wzajemnie z perspektywy “miękkiej”. Poznanie podejścia do współpracy i zrozumienie kultury firmy.
- Zrozumienie obszarów działalności firmy, które mają potencjał do automatyzacji z uwagi na złożoność, trudność albo powtarzalność aktualnego procesu.
- Zidentyfikowanie właściciela/opiekuna odpowiedzialnego za obszar, który chcemy usprawnić. Sprawny kontakt z taką osobą jest niezbędny, aby wdrażane automatyzacje były dopasowane do obszaru albo całej firmy(zależnie od wielkości), którą automatyzujemy.
- Analiza narzędzi, na których firma pracuje i które są potencjalnymi obszarami do automatyzacji.
2. Badanie Potrzeb - Research i Planowanie
Kluczowym etapem jest zrozumienie aktualnej sytuacji klienta pod kątem automatyzacji. To obejmuje:
- Zidentyfikowanie obszarów najbardziej wartościowych do automatyzacji.
- Zbadanie aktualnych procesów i wyodrębnienie tych, którymi zajmiemy się na początek.
- Stworzenie "Tabeli procesów i ich scoringu wartości" dla lepszego, analitycznego zrozumienia priorytetów wdrażanej automatyzacji
3. Proof of Concept (PoC) - 3 Etapy/ Kroki
Proof of Concept jest kluczowym momentem, który pozwala na ocenę możliwości automatyzacji bez większego zaangażowania. Działa to bezpiecznie dla obu stron, umożliwiając jednocześnie działanie. Etapy PoC obejmują:
Krok 1 (0-60 dni):
- Wybór “nisko wiszącego owocu”/”Quick Win” - procesu o wysokim scoringu tj.: łatwy do automatyzacji, którego wdrożenie znacząco usprawni obszar firmy np. oszczędzi czas albo wyeliminuje błędy podczas wykonywania.
- Uproszczenie tego procesu, aby upewnić się, że zawiera tylko niezbędne kroki, które dają wartość biznesową
- Implementacja automatyzacji i wdrożenie konkretnych narzędzi, które automatyzują wyodrębniony “Quick Win”
- Testowanie automatyzacji, aby upewnić się, że spełnia biznesowe oczekiwania.
- Dokumentacja procesu i zaprezentowanie jej osobom, które uczestniczą w procesie albo są za niego odpowiedzialne,
- Wdrożenie produkcyjne automatyzacji
- Ewentualny feedback i poprawki w razie jeśli po wdrożeniu wyjdzie coś co nie zostało przewidziane na etapie planowania/wdrażania
- Wyodrębnienie kolejnych procesów do automatyzacji.
Krok 2 (60-120 dni):
- Wdrożenie kolejnych procesów na podstawie wcześniejszych wniosków.
- Kontynuacja mapowania procesów na podstawie "Tabeli procesów i ich scoringu".
- Usprawnienia komunikacyjno-organizacyjne na podstawie feedbacku.
Krok 3 (120 dni +):
- Wdrażanie automatyzacji w kolejnych obszarach firmy zgodnie z celami biznesowymi i tabeli procesów do automatyzacji
4. Feedback & planning
Cykliczne spotkania są kluczowe dla monitorowania postępu i synchronizacji między działem biznesu a automatyzacją. To również okazja do:
- Omówienia postępu “z wysokiej perspektywy”.
- Omówienia wniosków, które pojawiają się w trakcie współpracy i wdrażanych automatyzacji
- Synchronizacja wdrażania automatyzacji z strategią i wyzwaniami firmy (aby automatyzować w oparciu o cele firmy).
Wdrożenie automatyzacji wymaga partnerskiego podejścia, zrozumienia specyfiki firmy oraz ciągłego dialogu.
Dzięki opisanym etapom, współpraca staje się bezpieczna i przynosząca korzyści dla obu stron, minimalizując ryzyko związanego z wprowadzeniem rozwiązań do struktury firmy klienta zbyt szybko alby zbyt wysokim kosztem.