Wstęp

Automatyzacja to wszechobecne słowo odnoszące się do…

AI? praw natury? aplikacji webowych? sposobu w jaki działa umysł? lenistwa? automatyzacji procesów? CTRL + C, CTRL+V?

No tak coś pomiędzy 😀

Dziś opiszemy Automatyzację firm i jej różne oblicza, różne smaki

Różne oblicza automatyzacji

Automatyzacja firm może przybrać różne formy:

• 💻 budowanie aplikacji webowych (więcej: 💻Aplikacje webowe) 🛠️ budowanie narzędzi, serwisów i systemów IT (więcej: 🤖Systemy IT, backend)
• 🔂 zmapowanie procesu w dziale, który nie jest ułożony
• 💬 wsparcie/usprawnienie komunikacji w firmie i z Twoim klientem
• 📄 zarządzanie dokumentami, dokumentacją i treściami w firmie
• 🔗 integracja narzędzi, z których korzystasz w firmie w jeden spójny system, który komunikuje się i wymienia dane bez Twojego udziału(esencja automatyzacji) np. przy użyciu narzędzi: - make.com - zapier.com

Dlaczego warto podejść z kilku perspektyw?

Klient chce rozwiązanego problemu, a nie konkretnego narzędzia.

Klient nie wie co jest pod spodem. Dla niego albo działa lepiej albo nie działa lepiej.

Poza tym nie da się wdrożyć wyższych elementów (aplikacja webowa, automatyzacja procesów nocode) jeśli nie ma solidnych fundamentów niżej czyli ułożone procesy, organizacja i jasna komunikacja.

Idąc dalej organizacja i komunikacja nie istnieje jeśli nie ma świadomości jak to jest ważne czyli nastawienie i świadomość tego, że automatyzacja jest potrzebna w firmie.

Wszystko się układa w piramidę. Tak jak dom musi mieć fundament, a drzewo korzenie, aby dopiero zaistniały wyższe elementy.

Aby usprawnić firmę, potrzebna jest wypadkowa tych składowych.

Czasami jest to głównie aplikacja webowa. Innym razem w ogóle nie jest rozwiązaniem.

Czasami nic nie będzie rozwiązaniem, bo tak naprawdę jest tzw. “pożar w burd*lu”, każdy biega, nikt nie wie co robi i po co to robi. Wtedy trzeba zacząć od świadomości potrzeby układania czynności, żeby zrobić fundament pod wdrożenie technologii 🙂

A może “NIE, moja praca jest unikalna” (z nutą buntu i zmarszczonych brwi)!

Wtedy pierwszym krokiem jest zmiana nastawienia i świadomości i podejścia do tematu, żeby powoli przekonać się do tego, że w sumie fajnie jak organizacja jest (jak sama nazwa mówi) zorganizowana, a więc trzeba ułożyć to co się robi w:

• projekty
• procesy
• zadania
• spotkania
• kalendarze
• harmonogramy
• feedbacki
• notatki
• bazy danych
• bazy wiedzy
• obszary
• ... i wiele innych.

A jak już wiemy co robimy i jak to działa, to możemy myśleć o automatyzowaniu tych kroków poprzez krok po kroku dodawanie kolejnych elementów.

💻Budowanie systemów, aplikacji webowych, mobilnych

Aplikacja webowa to system, w którym użytkownik może wchodzić w interakcję w celu zapisu, wyświetlenia czy przetworzenia danych.

Stworzenie aplikacji pomoże Ci w:

• automatyzacji procesów biznesowych,
• ułatwieniu komunikacji z użytkownikami i klientami
• pomaga przetworzyć ilość danych i akcji, w której nie jest to możliwe zrobienie ręcznie
• wizualizacji danych, aby dać lepszą perspektywę

Kiedy warto budować aplikację?

Aplikacja przyda się jeśli:

• sposób prezentowania albo zapisywania danych nie da się rozwiązać w małych narzędziach z ograniczoną funkcjonalnością np. za duża ilość operacji albo za duża ilość końcowych użytkowników, którzy korzystają z systemu.
• potrzeba zbudować narzędzie, które jest dopasowane pod specyfikę konkretnego biznesu i potrzeby
• chcemy ułatwić wyświetlanie danych w konkretny sposób, aby użytkownicy końcowi mogli wchodzić w interakcję z naszym systemem w skali. Czyli bez limitu zasobów pieniężnych, ludzkich czy narzędziowo-systemowych.
• problem biznesowy wymaga specyficznego, szytego na miarę interfejsu użytkownika (ℹ️ inaczej zwane frontend czyli to co widzimy na stronie w przeglądarce albo konkretnym urządzeniu). Czyli np. stworzenie aplikacji webowej ułatwia to, że docelowa grupa ludzi (klienci B2C, pracownicy firmy B2B) mogą kliknąć w systemie daną akcję albo wprowadzić dane, co ma na celu automatyzację działania konkretnego procesu, a w efekcie usprawnienia firmy

⚙️Automatyzacja procesów biznesowych poprzez narzędzia nocode

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych to konkretniej: - automatyzowanie poszczególnych procesów w firmie albo - poszczególnych kroków w danym procesie. W taki sposób, że dany aspekt w biznesie może działać bez udziału Ciebie albo Twojego (współ)pracownika albo z mniejszym aktywnym udziałem.

Są duże procesy, w których automatyzacja choćby kilku kroków (np. wysłanie 1000maili) będzie i tak dużym postępem. Nawet jeśli automatyzacja dotyczy 1 kroku spośród 10 → poczujesz różnicę w sprawniejszym działaniu 💪

Kiedy można automatyzować procesy biznesowe?

Automatyzacja jest możliwa dopiero wtedy gdy: - wiemy co jest celem biznesowym - wiemy jak wygląda proces do automatyzacji - wiemy jaki proces biznesowy chcemy zautomatyzować - wiemy, że proces został zatwierdzony i uproszczony ❗️Proces powinien być zmapowany i opisany, aby automatyzacja była możliwa. Inaczej działamy w oparciu o nic stabilnego i bez odniesienia czy miejsce, do którego się zbliżamy jest tym docelowym.

Od jakiego procesu zacząć? Który proces wybrać? Jak wyodrębnić ten pierwszy proces spośród dziesiątek i setek innych?

Zazwyczaj zaczynamy od automatyzacji procesu, który - Jest denerwujący - Jest bardzo powtarzalny - Oszczędza bardzo dużo czasu w stosunku do trudności wykonania tego procesu

➡️Więcej informacji znajdziesz tutaj:

📊Wizualizacja danych i dashboardy

Możliwość spojrzenia na główne wyniki swojej firmie w jednym miejscu (tzw. Dashboard, po polsku: “panel kontrolny”) pozwala na:

1. szybką analizę konkretnego działu/obszaru/procesu/linii biznesowej
2. zareagowanie na czas jeśli tego wymaga
💡
zależne od rodzaju wskaźnika i tego jak wpływa na dany obszar

np. w interwałach:

1. teraz,
2. godzinowym
3. dziennym
4. tygodniowym
5. miesięcznym
6. rocznym
3. szybsza reakcja na jakiś obszar, proces, zagadnienie i nie pozwolenie na straty albo opóźnioną decyzję wpływa na zaoszczędzony czas i pieniądze więc również są automatyzacją

💡Automatyzacja poprzez ułożone procesy, organizację i komunikację

Usprawnianie organizacji i komunikacji to podstawa tego, aby działania były celne, dopasowane pod cele, a informacje:

• trafiały na czas
• trafiały w odpowiednie miejsce
• były dobrze przekazane
• były trafnie zrozumiane
• była pętla feedbacku w organizacji
• utrzymać informacje nt. morali i relacji z pracownikami i klientami
• utrzymać kontakt z użytkownikami i klientami biznesu, aplikacji
• … i wiele więcej

Organizacja

Jest kilka aspektów w każdym biznesie, organizacji, które wpływają na oszczędność czasu i pieniędzy.

Przykładów może być setki, ale skupie się na najistotniejszym

• spisane i zmapowane procesy
• aktualizowane procesy w razie pomyłek
• aktualizowane procesy w razie wdrażanych zmian
• dopasowanie procesów do bieżących

Wówczas daje to otwartą bramę do tego, że:

• można zautomatyzować proces poprzez dobre dopasowanie odpowiednich narzędzi albo zintegrowanie istniejących (o ile mają możliwość integracji np. przez API)
• widać, które procesy są krytyczne i wymagają większego bezpieczeństwa
• widać, które procesy mogą być oddelegowane
• widać, które procesy są kosztowne
• … widać wiele rzeczy z lotu ptaka, przez co lepiej jest koncepcyjnie podjąć decyzję nt. firmy

Wszystko powyżej w długim terminie oszczędza czas i pieniądze co jest automatyzacją

Ułożone procesy/Mapowanie procesów

Dlaczego to ważne, aby skupić się na procesach biznesowych: na ich rozpoznaniu, zmapowaniu i automatyzacji?

Dlaczego to ważne?

Ułożenie procesów daje wartość z perspektywy świadomości tego co zachodzi w firmie i jakie zasoby są potrzebne, aby wykonać dany aspekt.

Dodatkowo daje to jasną perspektywę na obszary, które mogą zostać zautomatyzowane albo oddelegowane.

Dodatkowo możemy zaangażować konkretną osobę jako odpowiedzialna za dany proces.

Rozpisanie procesu daje:

• Widok z lepszej perspektywy
• widzisz na czym stoisz
• praca koncepcyjna: "Nad" vs "W" (projekt, zadanie, biznes)
• wizualizacja procesów = widok z lotu ptaka
‣
przykład

• Wgląd w szczegóły procesu i wartość:
• Z czego się składa?
• Jaką wartość przynosi?
• Co można łatwiej?
• Co zbędne?
• Relacje między procesami
• Te same czynności
• unikanie powtarzanych błędów

Przekłada się to

• oszczędność czasu (i pieniędzy)
• zarobek pieniędzy
• kontrolę nad firmą/działem
• możliwość mikro ulepszeń
• mniejsza strata energii
• wiesz na czym stoisz
• wiesz że możesz:
• delegować
• zatrudnić
• automatyzować
• nie ma automatyzacji bez rozpisanego procesu

Nastawienie mentalne do automatyzacji i świadomość potrzeby

Tutaj głównie sprowadza się do tego, że założyciel, rada, wspólnicy, organizacja musi być świadoma tego, że automatyzacja to klucz do:

• wolności
• ułożonej pracy
• spokoju
• zniejszenia błędów
• podążania za zmieniającym się światem i technologią
• sprawienie, że pracownicy i organizacja skupiają się na kreatywnej pracy

Zmierzam głównie do tego, że lepiej jest pracować z osobami, które są przekonane co do tego, że automatyzacja to sposób na usprawnienie i rozwój firmy oraz lepsze wyniki poprzez oszczędność czasu i pieniędzy lub zarobienie tej samej kwoty mniejszym nakładem czasu. W obu sytuacjach stosunek poświęcone zasoby/kosztu jest korzystny.

Nastawienie mentalne do automatyzacji i świadomość wpływa również na to, że jest otwarty umysł i sam w sobie łatwiej podrzuca kolejne inspiracje i pomysły i “żyje tym nastawieniem” zamiast buntować się i opierać zmianie.

A jeśli jest takie podejście od samej góry organizacji to pracownicy również to przejmują i albo rosną razem z założycielami albo zostają w opozycji i bronią się przed zmianami co generalnie utrudnia wprowadzenie jakiejkolwiek automatyzacji

*Automatyzacja z gwiazdką - mikroczynności

Z dala od powyższych tematów automatyzacji jest jeszcze aspekt, który pomoże zarówno w:

• szkole podstawowej
• gimnazjum
• liceum
• na studiach
• w pracy w biurze
• jako manager
• jako właściciel firmy

Czyli mikroczynności. Takie małe czynności, które wpływają na codzienną pracę. Skróty klawiszowe, pisanie bezzwrokowe, sprawne i dobre narzędzia, dobry sprzęt, porządek w dokumentach, plikach, sposób na dokładne przekazywanie myśli.

Również temat rzeka, ale to też jakaś perspektywa 🙂

*Automatyzacja z gwiazdką - świadomość celu pracy i tworzenia biznesu

Żeby być świadomym po co w ogóle się biegnie z tematami biznesowymi. Może wyjdzie, że tam gdzie biegniemy to w ogóle nie jest życiowy cel.

Ale to na rozmowę przy kawie … 😀

Pozdrawiam, Rafał Dołęga, rafaldo.com